Intranet ou extranet communiquant, base de connaissances, espaces collaboratif

Les grandes étapes et fonctionnalités d'un intranet en 2023

Fort de son expérience dans la réalisation d'intranet et d'extranet depuis de nombreuses années, et pour des structures -entreprises, associations, collectivités- et des secteurs d'activités -santé, agro-alimentaire, industrie, caritatif...- très différents, Versio propose sa vision et quelques conseils pour appréhender la réalisation d'un intranet ou d'un extranet.

Conception générale et web design intranet

La phase de conception d'un intranet s'étend généralement sur 1 à 3 mois, selon la maturité et la complexité du projet. Cette phase est rythmée par des ateliers de co-conception réunissant l'agence web, le chef de projet client, et des représentants des services ou directions concernés par l'intranet.

Définition de l’organisation des contenus et de l’arborescence – Conception fonctionnelle

Avec comme base le cahier des charges du site intranet, cette phase permet de définir et travailler l'ensemble des contenus présents sur le futur intranet : contenus textuels, médias et les différentes fonctionnalités. Cette étape s'achève par la réalisation des maquettes fonctionnelles de la page d'accueil ou d'atterrissage, et des principales pages internes. Elles détaillent toutes les spécifications fonctionnelles (fonctionnement des modules, liaisons avec les webservices...).

Lors de cette phase, nous apportons notre expertise stratégique pour concevoir un intranet conforme aux attentes des utilisateurs (UX) et facile à utiliser pour les webmasters.

Charte graphique web – Conseil et création du web design et ergonomie (Ui/Ux)

Comme pour la création d'un site internet, le webdesign d'un intranet s'effectue sur la base de l'identité visuelle du client, du brief graphique et des maquettes fonctionnelles. Le webdesign et la direction artistique sont réalisés au travers d'une méthode itérative. Elle inclue la réalisation des maquettes graphiques correspondant aux besoins définis et à l'univers du client. Techniquement, la création des maquettes se fait sur le logiciel Sketch ou Adobe XD. Les maquettes sont ensuite présentées au client sur Sketch Cloud ou InVision, deux outils qui permettent de commenter les maquettes pour les ajuster. Les sources graphiques de l'intranet sont ensuite remises au client, qui possède les droits dessus et peut donc les exploiter comme il le souhaite.

Déploiement technique et paramétrage de l'intranet

Pour le développement de sites intranet, nous privilégions l'utilisation de Laravel, un Framework php, qui présente une grande souplesse et la possibilité de faire des développements entièrement sur-mesure en complément des modules "sur étagères", c’est-à-dire, prêts à l'emploi, qui ne nécessitent pas de développement spécifique. Cette approche hybride est à privilégier. On retrouve essentiellement les modules / fonctionnalités d'administration suivantes :

gestion des contenus (textes, médias, documents…)
gestion des menus, des rubriques, des pages et gabarits de page
gestion des utilisateurs, établissements, services, des groupes et des rôles (pour définition des droits / profils)

Au-delà du déploiement strictement technique de l'application sur le serveur de développement, l'essentiel du travail consiste à réaliser la feuille de style (CSS3/Html5) et les pages gabarits. Selon les options retenues, la feuille de style peut être thématisée en fonction des espaces, univers ou marques. Bien sûr aujourd'hui tous les intranets dignes de ce nom exploitent une feuille de style adaptative pour consultation sur mobile/tablette, aussi appelée « responsive web design » (rwd). On commence aussi à voir des intranets et/ou extranets exploitant la solution de Progressive Web App (PWA) dont l'ergonomie et les fonctionnalités de notifications par groupes de travail par exemple peuvent s'avérer très intéressantes.

Quelles sont les fonctionnalités classiques d'un intranet ?

Annuaire et profils utilisateurs et droits associés

Un point des points cruciaux d'un intranet c'est l'Annuaire référent des utilisateurs. Selon leur appartenance à des groupes, à des services, à des filiales, ... ou selon leurs rôles (niveau de contribution...), les utilisateurs accèdent à des contenus ou fonctionnalités correspondant à leurs besoins, ou seront limités en accès à certaines informations.

Cet annuaire référent contient aussi souvent les informations nécessaires à la présentation des profils (téléphone, e-mail, service, fonction, ...), mais aussi parfois à des informations plus personnelles : leur photo / avatar ou leur hobbie (chant, sport...), notamment si celui-ci est pratiqué au sein de la structure (choral, course à pied, ...). Le paramétrage de cet annuaire et notamment les groupes définissant le profil de l'utilisateur oblige parfois l'entreprise, l'association ou la collectivité à mettre ses salariés dans des "cases" et matérialise des états de fait non-dits. La difficulté principale n'est pas nécessairement technique.

Authentification et sécurité

Puisque dans un intranet se trouvent des contenus / informations internes confidentielles, la sécurité des accès est point essentiel. Le protocole HTTPS doit être systématique. Une solution avec chiffrement des mots de passe est impérative avec une politique de gestion et tests de mots de passe forts. Idéalement, l'ajout d'une solution d'authentification double facteur de type OTP permet au travers d'un code généré par une application depuis le mobile par exemple, d'augmenter très significativement la sécurisation des accès. Malheureusement, ce niveau de sécurité est souvent mal accepté par les utilisateurs finaux et le couple identifiant / mot de passe reste trop souvent la règle d'authentification.

Associées à l'authentification et la mire de login, les fonctions "mot de passe perdu" ou "se souvenir de moi" ainsi que la capacité des utilisateurs à changer leur mot de passe régulièrement (avec process d'incitation de l'administrateur) doivent être soignés car elles sont basiques mais très utilisées, et sont la porte d'entrée de l'application. L'enregistrement de l'historique des connexions et/ou l'affichage de la dernière connexion de l'utilisateur courant, ou encore l'envoi de mail lorsque l'IP d'accès change, sont des éléments simples de détection d'accès frauduleux.

Très souvent aussi, l'authentification s'effectue via Single Sign On (SSO) au travers de solution de Activ Directory, tel que Microsoft le propose au travers de sa solution Azure. Les accès sont alors sécurisés via une authentification forte et l'ensemble des contacts parfaitement synchronisés avec le système d'information de l'organisation. D'autres solutions de SSO sont parfois exploitées en complément, telle que la solution Cryptr, avec notamment l'exploitation de solution type "magic link", donc sans mot de passe.

Annuaire-Trombinoscope et Mon Compte

L'espace personnel individualisé de gestion du compte de l'utilisateur courant est systématique. On y retrouve souvent les données du profil de l'utilisateur selon les besoins de l'application :

gestion du mot de passe et des informations personnelles (bio, avatar, fiche trombi)
historique des connexions, sélection des articles, mise en favoris des contenus préférés
historique des posts/commentaires sur articles et/ou forum, des partages et messages webmaster
gestion des abonnements au(x) newsletter(s)

Généralement, les champs propres à l’annuaire référent ne sont pas modifiables (ex : identifiant, email…), et des fonctions du type alerte mail au webmaster / administrateur lors des changements, facilitent la supervision de l'application.

Le module « Annuaire - Trombinoscope »

C'est le best of des fonctionnalités d'un intranet avec les actualités. Il s’appuie sur l'annuaire référent bien entendu, mais est complété par des informations de type "présentation du profil" des utilisateurs (membres salariés, adhérents...) : coordonnées, téléphone, avatar, bio, réseaux sociaux, …

Des possibilités de recherche sur la base des critères de l'annuaire, généralement en auto-completion, sont proposées : recherches par services, directions, fonctions, lieux de travail, établissements,... Parfois, l'annuaire est couplé -génération dynamique- à un organigrame hiérarchique, selon la structure de l'annuaire (directions, services...), ou des possibilités d'envoi de messages ou notifications via l'intranet, individuellement ou à un groupe, ou encore d'ouverture auto des messageries internes internes tels que Skype entreprise, Teams, Hangouts... des solutions d'export des données (xls, csv, json) complètent aussi parfois le module Annuaire - Trombinoscope.

La gestion des contenus

La gestion de contenus constituent le socle d'une application de type intranet extranet. Leur mise en place relève le plus souvent davantage du paramétrage, que de développements spécifiques, et n'alourdissent généralement pas trop le budget. Selon les besoins, ces fonctionnalités intègrent souvent par défaut un flux de validation -work-flow- permettant une administration des contenus à plusieurs niveaux (en rédaction, validé, publié, archivé) que ce soit pour les textes (articles, brèves, ...) les images, photos ou les vidéos.

Actualités - thématisées et/ou catégorisées

C'est le module quasi systématiquement mis en place sur un intranet qui s'appuie sur la gestion des contenus. Il peut revêtir des mises en forme très variées, diverses selon les besoins éditoriaux à servir. Des tags de type "mots clefs" viennent souvent en appui pour faciliter la navigation transversale sur des sujets précis, un peu à la façon des billets de blogs. Le module Actualités exploite généralement les fonctions classiques de gestion éditoriale, à l'image d'un site internet de type CMS (content management system), la gestion des droits en plus.

Gestion des documents

L'autre module incontournable d'un intranet est la « Documenthèque » ou gestion électronique de documents (GED). Ce véritable centre de ressources documentaires organise les différents fichiers de type documents (.pdf .docx .xlsx .pptx …) au travers d'une indexation (thèmes, collections, nature de documents, …) adaptée à l'organisation de l'entreprise, et considérablement plus efficace que l'organisation en dossiers, sous-dossiers... qui forme ce qui est souvent nommé le "commun" et qui est souvent un gentil "foutoir" !!

En utilisant des meta-données / attributs (nom, description, auteur, date, nature, mots clés, collections…), le document est bien qualifié et beaucoup plus facile à retrouver et à maintenir (versions) dans le temps. En complément des recherches sur critères, un moteur de recherche dit "plein texte" vient fouiller à la fois les attributs ainsi que le corps du document.

ElasticSearch est un moteur de recherche puissant et OpenSource souvent exploité. Des vignettes générées automatiquement facilitent l'identification du fichier et proposent une mise en forme agréable. Bien entendu, le module documenthèque doit bénéficier de la gestion des droits d'accès aux documents en fonction du profil des utilisateurs, parfois encore plus que pour les autres fonctionnalités de l'application car il peut s'avérer nécessaire de bénéficier d'une segmentation plus fine en matière de droits d'accès.

Médiathèque - gestion des fichiers médias (photos, vidéos)

A l'image de la documenthèque, la médiathèque propose un principe de fonctionnement et des fonctionnalités très proches de celle de la gestion des documents, mais pour des fichiers de type images, photos, vidéos (.jgp .png .mpeg …)... ayant des caractéristiques d'affichage et des attributs différents (nom, légende, copyright, date, lieu, durée, mots clés, thèmes, collections…). Les options d'affichage -galerie d'images, murs de photos- sont spécifiques au format des médias que ce soit en mode liste vignette, ou vue détail / diaporama / albums, zoom et téléchargement HD ou pour les vidéos, affichage et lecture via plateformes de streaming (YouTube / Daily Motion / Vimeo) via saisie de l’ID de la vidéo en back-office. Le module vient souvent compléter le "centre documentaire" de l'intranet et bénéficie aussi des droits en fonction des profils.

Le moteur de recherche pour une véritable recherche plein texte

Autant sur un site internet, la recherche plein texte n'est pas toujours nécessaire, autant sur une application de type intranet extranet, elle est indispensable. Le moteur vient fouiller l'ensemble des données / contenus de la base de données, mais aussi le coeur des documents par ex. les légendes des photos. Avec les moteurs puissants tel que ElasticSearch, il est possible de paramétrer les champs qui devront faire partie de l'index servant au calcul des résultats.

Pour une grande souplesse et ergonomie d'utilisation les moteurs proposant du "facetting search" -cad des filtres à facettes- sont à privilégier car ils permettent à l'utilisateur de filtrer un 1er niveau de résultats, par ex. sur le type de contenus (articles, documents, médias…) ou sur des thèmes/taxonomie de l'application. L'utilisation de moteur puissant comme ElasticSearch peut nécessiter un hébergement spécifique. D'autres moteurs de recherche tel que TypeSense avec des résultats auto-suggérés sont aussi parfaitement adaptés pour une recherche au sein d'un intranet d'entreprise.

Exemples de fonctionnalités spécifiques d'un intranet

Le propre d'un intranet est souvent de proposer aux utilisateurs des fonctionalités spécifiques et/ou sur-mesure répondant bien aux attentes et au contexte projet. Voici ci-après une liste de fonctionalités souvent mises en oeuvre et mises en avant via des widgets sur la page d'accueil ou sur les pages internes :

Agenda / Evénements - Inscriptions

Pour permettre un affichage adapté des événements (salons, conférence de presse, séminaire, assemblée générale, ...), rien ne remplace un module dédié intégrant une saisie rapide et efficace des événements (date/heures, description, image, lieu, tarif, GMap), avec le cas échéant une possibilité d'inscription à l'événement souvent rencontrée sur les extranets (adhérents, clients, ...). S'il y a beaucoup de dates, une recherche sur filtres/critères tels que date, ville, type d'événement est proposée.

Le format iCal est une option intéressante pour enregistrer les événements publiés sur l'intranet directement dans l'agenda personnel des utilisateurs (Google Calendar ou MIcrosoft Outlook par ex.).

Espace « RH » - Offres d'emplois et de stages, et candidatures

Les intranet s'adressent par nature aux membres / salariés / bénévoles d'une même structure, par nature ils sont orientés communication interne mais aussi ressources humaines. Les directions des ressources humaines (DRH) sont d'ailleurs très souvent impliquées dans l'équipe projet.

Au-delà des informations RH sur la convention collective des salariés, cqse, procédures diverses autour du management, gestion des congés payés, accès au comité d'entreprise... on retrouve souvent publiées en priorité les offres d'emplois pour favoriser la mobilité interne et privilégier les personnels en poste. Ainsi, le module "offre d'emplois" permet de publier en priorité sur l'intranet pendant une durée variable avant d'afficher l'offre sur le site internet et/ou des sites tiers via des webservices / api généralement proposées par les éditeurs.

Les modules emplois sont composés de champs : descriptif du poste, type de contrats (cdd, cdi, stages) et de critères plus ou moins complets selon les besoins. Il est parfois nécessaire de mettre en place un flux de validation de la publication de l'offre d'emplois tel que par ex. : saisie de l'offre par un chef de service, validée par un rrh ou un chef d'établissement / filiale, et finalement validé avant publication par la drh.

Des pages de présentation des différents métiers de l'entreprise viennent parfois compléter le dispositif au travers de fiches et / ou vidéos de témoignages sur les postes, souvent prisés des utilisateurs.

Catalogue des formations - Gestion, affichage et pré-inscriptions

Toujours dans une logique RH, la formation continue des personnels est un volet important de la vie de l'entreprise. Un catalogue spécifique des formations disponibles avec le descriptif complet, les dates de sessions... et la possibilité de se pré-inscrire et/ou de signaler à sa hiérarchie la volonté de se former viennent parfois compléter les fonctionnalités intranet. En usage extranet aussi, les formations sont proposées aux adhérents, aux bénévoles dans les associations... avec inscription et parfois même paiement online directement intégré.

Les fonctionnalités standards et/ou réglementaires

On retrouve aussi les standards du web en matière d'ergonomie : chemin de navigation -fil d'ariane- cliquable, plan de site, acceptation cookies dans le respect de la loi sur la protection des données personnelles (rgpd), plan de site dynamique, mentions légales, crédits, solution de suivi statistiques ou mesure d'autres indicateurs de performances (kpi's).

Intranet multi-langues

Comme pour un site internet, un intranet peut être multi-langues, avec comme on le voit souvent la langue affichée selon la langue du navigateur de l'utilisateur et/ou de son profil.

Et aussi...

Bien sûr, au-delà du socle des fonctionnalités les plus répandues, une foultitude d'autres modules / fonctions peuvent être proposées au cours du temps. On retrouve presque toujours 2 types de fonctionnalités, celles sur étagères avec pas ou peu de personnalisation et celles complètement sur-mesure.

Inventaire à la Prévert de fonctionnalités fréquentes :

Alertes - fenêtres ou fil info pour faire passer des infos importantes, très vite à tout le monde
Géo-localisation des implantations - avec Google Maps ou Open Street Map (OSM) ou cartographie en .svg
FAQ - Questions Réponses le splus fréquentes
Boites à idées - pour favoriser l'intercation avec les internautes
Contributions - pour proposition d'articles ou de document avec validation a priori
Vu dans la presse - revue de presse à disposition des salariés (document pdf ou lien externe)
Lettre d'information - newsletters internes, parfois thématisées
Sondage et/ou questionnaires, enquêtes en ligne
Groupes de travail ou espaces collaboratifs, avec ou sans forums
Murs des publications ou social wall - regroupant sur une même page toutes les publications sur les réseaux sociaux
Salles de réunions - Réservation et disponibilité
Véhicules de société - Réservation et disponibilité
Petites annonces entre les salariés
Comité d'Entreprise - espace dédié
…

Exemples de fonctionnalités sur-mesure :

Gestion et publication de projets culturels pour des instituts
Gestion et publication de données garanties pour une fédération
Gestion et organisation des réunions de travail, des conseils d'administration ou des conseils municipaux...
...

Intégration d’applications tiers – iframe, webservices, flux xml selon besoins

Au-delà des besoins exprimés pour ce projet, il est aussi important de s'assurer de la comptatibilité et des compétences nécessaires à la mise en œuvre de solutions tiers telles que : connexion à partir d’annuaires distants (oAuth, Activ Directory, Microsoft Azure, Open Ldap…) ; WebServices / API (Xml, Json, Api rest/soap…). Ici un exemple d'intégration de l'API de la solution Ohme avec l'extranet d'une association.

Car aujourd'hui ou à très court terme, il n'y aura quasi plus aucun intranet qui fonctionneront en autarcie. Ils sont / seront tous connectés avec une ou des applications tiers, avec lesquelles le portail intranet devra dialoguer, avec des solutions de continuité d'authentification tel que Single Sign On (SSO) via token (serveur CAS, ...).

La facilité d'administrer l'intranet, gage d'une exploitation réussie

Le back-office ou encore back-end d'un intranet devient souvent un véritable Tableau de bord de travail collaboratif pour l'équipe des administrateur(s), webmaster(s), ou contributeur(s) rédacteur(s). Il permet la personnalisation des actions selon « rôles » définis des modules administrables en back-office, la personnalisation des flux de validation « workflow » (en rédaction / validé / non publié / publié / archivé).

On retrouve des fonctionnalités qui facilitent le monitoring de la vie de l'application, basées sur l'interprêtation des logs serveurs :

visualisation de l’activité de l’application : connexions (utilisateurs + horodatage des actions…)
vue des derniers articles/documents publiés, les plus lus/commentés/partagés…
messages/notifications/alertes d’activités et accès statistiques d’utilisation de l’application

Bien d'autres indicateurs peuvent s'avérer utiles selon besoins de supervision ou d'animation de l'intranet.

Menus et gabarits de pages intranet

Parmi les nombreuses fonctionnalités de l'administration d'un intranet on va retrouver la gestion des menus de l'application, permettant le déploiement de l’arborescence, des menus et pages types (textes, médias, documents). La gestion / évolution des gabarits de pages est souvent du ressort de l'administrateur et/ou du prestataire web, avec des gabarits de pages qui s'administrent via des drag and drop des objets / widgets qui constituent les pages de l'intranet.

Statistiques et suivis des actions / événements sur l'application

Au niveau des statistiques, il est bien sûr possible d'utiliser comme sur beaucoup de sites web la solution Google analytics puissante et gratuite, mais des entreprises préféreront parfois des solutions de type "data ownership" installée sur le serveur et ne renvoyant donc pas de données à Google, tel que Matomo ou AT Internet.

Un module de suivi des événements / actions menées sur l'intranet permet, notamment dans le cadre d'une contribution multiple / décentralisée de monitorer ce qui se passe sur le site, au travers d'un interprêtateur de logs serveurs : nombre de lectures des articles, de partages, de sessions ouvertes... mais aussi quel contributeur à publier quel contenu, à quel moment, une façon aussi en cas de problème de traiter plus vite les dysfonctionnements.

La gestion de projet d'une application intranet extranet

Si elle ressemble à ce qui peut être fait lors de la conception d'un site internet, elle diffère par la prise en compte de la gestion des droits des utilisateurs qui vient ajouter un niveau de complexité à bien prendre en compte dès la conception de l'application. Très souvent, ces applications web dialoguent avec système tiers, qui ajoute à la fois une contrainte mais contribue aussi à structurer les données en amont.

L'équipe

Une implication forte du chef de projet client est nécessaire. Il est illusoire de croire qu'un projet respectera les délais et les objectifs, si côté client un interlocuteur ne consacre pas l'essentiel de son temps de travail au projet. Au-delà des contacts avec le prestataire, il est aussi la liaison avec l'ensemble des services de l'entreprise, tâche entre autre chronophage qui nécessite pédagogie, rigueur et fermeté. Il doit aussi produire les contenus et les intégrer pour vérifier le bon fonctionnement des développements effectués par le prestataire. Une approche avec des tests de fonctionnement unitaires au fur et à mesure des développements facilitent grandement la recette finale.

Les outils de conception et de suivi

Parmi les outils web qui permettent une conception collaborative entre les membres d'une équipe projet (client / prestataires), on retrouve des solutions telles que NotionApp, Balsamiq, Slickplan, Invision pour travailler sur la conception de la structure de l'application ou Asana, Instagantt pour la gestion des tâches et la planification.

Les tests

Les tests sont donc plus longs que pour un site internet et nécessitent une réelle rigueur. Le cahier de recette avec une approche très méthodologique est essentiel pour ne pas se perdre. Pour autant, le plus souvent, le reste de la gestion de projet intranet et les outils utilisés sont les mêmes que pour tous projets web.

Formation et documentation

Si le transfert de compétences est rarement oublié et que le budget à consacrer apparait nécessaire, il n'en va pas toujours de même pour la documentation de l'application, souvent parce que ce n'est pas très drôle à réaliser et/ou apparait couteux. Pourtant ce n'est pas toujours un bon calcul à moyen terme de faire l'impasse sur une documentation spécifiquement réalisée pour le projet, avec non seulement une approche technique d'exploitation de la solution mise en place, mais aussi avec par ex. les processus de validation, de recueil des données / contenus en amont de l'application elle-même.

Exemples et études de cas de projets Intranet - Extranet

L'intranet collaborateurs et extranet clients de Dynavia, industrie 4.0 de protection des semences
L'extranet des adhérents de la FNPSMS (Fédération Nationale des Producteurs de Semences de Maïs et de Sorgho) (Montauban - Paris)
L'extranet de la société Le Garde Vins - site internet avec fonctions extranet Clients (prix des produits, conseillers, ...) en mode logué (Paris)

L'extranet de la Fédération France Conseil Elevage regroupant des entreprises adhérentes prestataires d'éleveurs de bovins et de caprins (Paris)

L'extranet du Fonds Transmission et Fraternité d'aide au financement de projets associatifs, sélection des projets d'associations et suivi des versements (Paris)

L'intranet du groupe agro-alimentaire NORAC rassemblant de nombreuses marques dont Daunat, La Boulangère, Crêpes Whaou!, Bakerly, Bergams... (Rennes)

L'Association Aurore forte de plus de 200 établissements et 2200 salariés, intervenant dans le soin, l'hébergement et l'insertion d'urgence (Paris)

L'intranet-extranet de l'association A Bras Ouverts oeuvrant pour l'accompagnement des jeunes porteurs d'un handicap (Paris)
L'intranet des 17 relais régionaux de Institut Confucius de France assurant des missions de culture et d'apprentissage de langue chinoise (Rennes - Clermont-Ferrand)

Le Groupe Vivalto-Santé fort de 17 établissements de soins et cliniques (Rennes)

L'intranet du groupe IKKS de confection textile (Sèvremoine)
L'intranet de la société Guy Cotten, confection textile, pêche agro-alimentaire et yachting (Concarneau)

L'intranet de la Fédération Allice et son organisme de formation Anfeia, union de coopératives d'élevage de sélection et de reproduction animales (Paris)

Le groupe agro-alimentaire Cargill Premix Nutrition France (Crevin - Yffiniac)

L'intranet de la Ville de Bagneux (près de Paris) - Lire le témoignage du chef de projet DSI de la collectivité
L'intranet des Chambres des Métiers et de l'Artisanat de Gironde, Lot-et-Garonne, Dordogne (Bordeaux)
L'intranet extranet de l'association Diwan (écoles, collèges, lycées pour l'enseignement de la langue bretonne - Landerneau)