Un extranet avec démarérialisation complète du traitement et du suivi de dossiers

Le Fonds Transmission et Fraternité

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Site internet et extranet de gestion de projet du Fonds Transmission et Fraternité
©Versio, agence web en Bretagne
Le Fonds Transmission et Fraternité a été créé en 2011 à l'initiative des Petits Frères des Pauvres pour apporter des aides financières à des actions en faveur des personnes en difficulté, et particulièrement des personnes âgées, des personnes en situation de précarité, isolées, handicapées, malades ou en fin de vie...

Focus sur l'extranet conçu et développé par Versio pour mener à bien les missions du Fonds Transmission et Fraternité : depuis la demande initiale de financement par une association jusqu'à l'accord -ou non- par le Conseil d'administration, puis le suivi administratif complet jusqu'au dernier versement, via des process web et flux de validation avancée.

Versio avait réalisé en 2012 la première version du site internet du Fonds Transmission et Fraternité et son extranet, et assuré hébergement, maintenance, support et hotline. Au cours du temps, de nombreuses évolutions fonctionnelles ont été développées pour adapter la solution full web aux besoins.

Refonte complète de l'extranet

En 2020, une refonte complète du dispositif digital a été engagée pour répondre aux attentes et proposer un webdesign et une ergonomie exploitant les récentes évolutions du web, avec un soin particulier sur l'expérience utilisateur, les interfaces et boutons d'actions. Au passage bien sûr certaines fonctionnalités ont été repensées et les "patchs" effectuées au fil du temps transformés en modules web natifs, le tout avec des versions récentes et à jour des outils utilisés tel que le framework Laravel (plus d'infos sur Laravel).

Comme pour tout chantier de refonte de site internet, d'intranet ou d'extranet la problématique de récupération et de ré-intégration des contenus internet était un point essentiel, car il était inenvisageable de ré-intégrer les milliers de documents et l'historique des décisions, avec une nécessité légale de suivi du versement des aides. Mis à part la ré-indexation de quelques contenus (taxonomie), toutes les données ont été reprises dans le nouvel extranet.

Un extranet zéro papier avec flux de validation (workflow)

Le process débute par la saisie et l'envoi des dossiers au travers des interfaces web du site. Le dossier composé de nombreuses pièces est saisi directement en ligne par les associations postulantes.

Toutes les étapes suivantes sont traitées de façon collaborative à distance par le secrétariat et les membres du Fonds au travers d'un process structuré :

  • création de compte et demande d'aide financière
  • vérification administrative du dossier par le secrétariat
  • accusé de réception du dossier complet auprès des dirigeants des associations
  • mise à disposition auprès des membres du Fonds en charge de l'étude, en amont de la décision de financement
  • inscription à l'ordre du jour du Conseil d'administration
  • avis motivé sur le dossier, acceptation ou ajournement... et courrier AR de motivation de la décision
  • et pour les dossiers retenus : courrier de notification et suivi de versement des fonds

Une application web multi-sites : internet-extranet

Si l'essentiel des développements concerne la partie extranet, il y a bien aussi un site internet de présentation du Fonds, lui même piloté par les interfaces back-office de l'extranet. Ainsi les webmasters peuvent publier aisément la liste des associations soutenues et des actualités concernant l'activité du Fonds, en choisissant celles qui sont visibles de tous -internet- et celles uniquement à destination des membres du Fonds -extranet-. Au sein de l'extranet, il y a aussi bien entendu une gestion des droits y compris au sein des membres du Fonds.

Dix années d'activité et 300 associations soutenues via la solution web Versio

En 10 ans d'exploitation, ce sont près de 400 projets examinés et plus de 300 associations qui ont été soutenues en France par le Fonds Transmission et Fraternité.

Témoignage de Laurence Delmotte, Secrétaire générale du Fonds, et cheffe de projet web

Outre la satisfaction d’avoir un outil pleinement opérationnel, il faut aussi saluer la qualité des échanges avec les équipes de Versio, amicalement disponibles rapidement quand le besoin s’en fait sentir.

 

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